+201091882387يمكنك التواصل معنا مباشرة

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب


السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

مقدمة: 

اﺻﺑﺢ ﻣن اﻻهمية ﻹﻧﺟﺎز اﻻﻋﻣﺎل اﻟﻣؤﺳﺳﯾﺔ واﺻﺑﺢ اﻟﺗطوﯾر ﺣﺎﺟﺔ ملحة ﺗرﺗﻛز عليها ادارة اﻟﻣؤﺳﺳﺎت ﺑﺷﻛل ﻓﺎﻋل وﻣﺗﻣﯾز وان ادارة اﻟﻣﻛﺎﺗب واﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺗﻧﻔﯾذﯾﺔ أﻛﺛر اﻟﻣﻔﺎھﯾم أهمية واﻟﺗﻲ ﺗﺳﺎھم ان ﺗم مقاربتها ﺑﺷﻛل ﺻﺣﯾﺢ ﻓﻲ اﻟﺗﻔرﯾق ﺑﯾن اﻟﻣؤﺳﺳﺎت اﻟﻌﺎدﯾﺔ واﻟﻣؤﺳﺳﺎت اﻟﻣﺗﻣﯾزة واﻟﺗﻲ ﺗﺳﻌﻰ اﻟﻰ ﺗﺣﻘﯾق أهدفها وارﺿﺎء ﻣﺗﻠﻘﻲ اﻟﺧدﻣﺔ. 

الهدف العام: 

يهدف ﺑرﻧﺎﻣﺞ واﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺗﻧﻔﯾذﯾﺔ و إدارة اﻟﻣﻛﺎﺗب إﻟﻰ إﻛﺳﺎب اﻟﻣﺷﺎرﻛﯾن المهارات اﻟﻣﺗﻘدﻣﺔ اﻟﺗﻲ يمكنهم ﻣن أداء واجباتهم ومسئولياتهم ﻓﻲ مجال اﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ وإدارة اﻟﻣﻛﺎﺗب ﺑﻛﻔﺎءة وﻓﻌﺎﻟﯾﺔ، ﺑﻣﺎ ﻓﻲ ذﻟك اﻟﺗدرﯾب ﻋﻠﻰ أﻋﻣﺎل اﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻹﻟﻛﺗروﻧﯾﺔ، واﻟﺗواﺻل 


أهداف البرنامج

  1. تزويد المشاركين بالمعلومات النظرية الأساسية حول إدارة المكاتب والإطار العام للوظائف الإدارية والمساعدة ذات العلاقة بمدير المكتب .
  2. إكساب المشاركين المهارات الإدارية والسلوكية اللازمة لممارسة أعمال إدارة المكاتب من مختلف جوانبها التطبيقية التي يمكن أن تساعد المدير في تسهيل أعماله وتيسير اتخاذ قراراته .
  3. يتعرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ اختصاصات وواجبات  وﻤﺴؤوﻟﯿﺎت مدراء المكاتب
  4. يكتسب اﻟﻤﺘدرب اﻟﻤﻬﺎرات اﻟﺴﻠوﻛﯿﺔ اﻟﻤﺘﺼﻠﺔ بوظيفة مدير اﻟﻤﻛﺘب، وﻓن اﻟﺘﻌﺎﻤل مع اﻟﻘﯿﺎدات واﻟﻤرؤوﺴﯿن
  5. يتعرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ وظﺎﺋف اﻟﻣﻛﺗب اﻟﺣدﯾث، وأھداﻓﮫ، وأھﻣﯾﺔ إدارﺗﮫ
  6. يتعرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ مفهوم اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ وأهميتها وأنواعها
  7. يكتسب اﻟﻤﺘدرب مهارة اﻟﺘﻤﯿز ﻓﻲ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ اﻟﺤدﯿﺜﺔ وٕادارة اﻟﻤﻛﺎﺘب اﻟﻤﻌﺎﺼرة
  8. يتمكن اﻟﻤﺘدرب ﻤن اﻻطﻼع ﻋﻠﻰ اﻷﺴﺎﻟﯿب اﻟﺤدﯿﺜﺔ ﻓﻲ السكرتارية وتنمية مهارات اﻟﺴﻛرﺘﯿر اﻟﺨﺎص
  9. ﯾﺗﻣﻛن اﻟﻣﺗدرب ﻣن اﺳﺗﺧدام اﻟﺣﺎﺳوب ﻟﻛﺎﻓﺔ التطبيقات اﻟﻣﻛﺗﺑﯾﺔ واﻟﺗﻌﺎﻣل ﻣﻊ اﻟﺑراﻣﺞ اﻟﺣدﯾﺛﺔ
  10. يتعرف ﻋﻠﻰ ﻋﻤﻠﯿﺎت تنظيم اﻟﻌﻤل اﻟﻤﻛﺘﺒﻲ: اﻟﻤواﻋﯿد، اﻟوﻗت، ترتيب اﻷﻋﻤﺎل ﺤﺴب اﻷوﻟوﯿﺎت، وٕاﻋداد جدول اﻷﻋﻤﺎل وﻛﺘﺎﺒﺔ اﻟﺘﻘﺎرﯿر
  11. يتعرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ مفهوم السكرتارية اﻹﻟﻛﺘروﻨﯿﺔ
  12. يكتسب اﻟﻤﺘدرب ﻤﻬﺎرات الاتصال واﻟﺘﻌﺎﻤل مع الآخرين، وضغوط اﻟﻌﻤل ﻓﻲ مكاتب اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ، وﻓق ﻗواﻋد اﻟﺴﻠوك الإنساني اﻟراﻗﻲ

المستفيدون

العاملون في مجالات إدارة المكاتب من مديرات ومديرين وسكرتارية تنفيذيين يعملون في الهيئات والشركات والمؤسسات العامة والخاصة.

المحتويات

الوحدة الأولى : المفاهيم المعاصرة للسكرتارية وادارة المكاتب: 

  • مدير المكتب المعاصر
  • السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب "مفاهيم واسس"
  • اعمال السكرتارية التنفيذية
  • مهام وواجبات ووظائف مدراء المكاتب
  • العمل المكتبي واهميته
  • تنظيم وادارة المعلومات
  • قواعد المعلومات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية 

الوحدة الثانية: مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر: 

  • وظيفية مدير المكتب
  • مهام إدارة المكاتب.
  • مهارات مدير المكتب .
  • صفات مدير المكتب .
  • واجبات مدير المكتب .
  • أبعاد وظيفية مدير المكتب :
  • مفهوم إدارة المكاتب العليا .
  • إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب .
  • المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها . 

الوحدة الثالثة : المهارات والمعارف الداعمة لمدير المكتب المحترف: 

  • المهارات الادارية الذاتية والسلوكية
  • مهارات الاتصال والابتكار
  • مهارات اعداد وكتابة التقارير و الخطابات و المذكرات الإدارية
  • فنون الاتيكيت و مهارات التعامل مع الجمهور
  • المهارات المهنية لمدراء المكاتب و المساعدين الشخصيين
  • نظام المعلومات الإداري و دور مدير المكتب
  • كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها
  • تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية
  • المنهج الابتكاري و التفكير الإبداعي لمدراء المكاتب و السكرتارية التنفيذية
  • الانترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية
  • التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالا و استقبالا 

الوحدة الرابعة : المهارات و المهام الالكترونية اللازمة للسكرتير العالمى: 

  • تنظيم المحفوظات الصادرة و الواردة إلكترونيا
  • تنظيم وترتيب الملفات إلكترونيا
  • إعداد المراسلات و المذكرات وعرق الأوراق الإلكترونية
  • فن الحديث و الإنصات ( مهارات التقديم و العرض الإلكتروني )
  • تخطيط الوقت و تنظيم الاجتماعات إلكترونيا ( الاستثمار عن بعد )
  • السكرتارية التنفيذية الإدارة المكتبية الحديثة في ظل الإدارة الإلكترونية
  • استخدامات التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب
  • استراتيجيات الأرشفة و الحفظ وتأمين الوثائق و الاسترجاع الإلكتروني
  • التقنيات الحديثة في مكينة المحفوظات والوثائق
  • إدارة مراكز المعلومات وتأمين الوثائق و الملفات المستندية بالحاسب الالي
  • إدارة مكاتب الغد "التميز والتطوير" 

الوحدة الخامسة : فن إدارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة: 

  • إعداد وتنظيم المقابلات و اللقاءات
  • إعداد و تنظيم الاجتماعات و اللجان
  • إعداد وكتابة المحاضر و الجلسات و التقارير الفعالة
  • كيفية مواجهة ضغوط العمل و السيطرة على القلق و التوتر
  • مهارات الاتصال و التواصل 

الوحدة السادسة: برتوكول العمل بإدارة المكاتب: 

  • مفهوم البرتوكول .
  • عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب .
  • مهارات السكرتير في إدارة برتكولات التعامل :
  • إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب:
  • ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين .
  • مفهوم الإنطباع الأول .
  • العوامل المؤثر في تكوين الإنطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب.
  • مفهوم الكايزما .
  • المعايير النفسية لمدير المكتب الفعال .
  • مدير المكتب الفعال وبروتوكول التعامل مع كبار الزوار .
  • أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية لمدير المكتب لصناعة الإنطباع المثالي .
  • مهارات الاتيكيت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال .
  • مهارات التعامل مع الجمهور وإستقبال الشكاوى. 

الوحدة السابعة: التميز فى إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب: 

  • مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات .
  • الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب و المحفوظات:
  • مهارات إستقبال وتصدير المكاتبات .
  • طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات
  • فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير ) .
  • فن كتاب التقارير .
  • مهارات التفكير الإبتكاري والإبداعي .
  • مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل
  • مهارات ادارة الضغوط. 

الوحدة الثامنة:مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات: 

  • تعريف المشكلات
  • طرق حل المشكلات
  • جلسات العصف الذهني
  • استراتجيات حل المشكلات 
  • استراتيجية عظمة السمكة
  • استراتيجية باريتو
  • استراتجية قبعات التفكير الست 

الوحدة التاسعة: تدريبات عملية وورش عمل ادارة المكاتب: 

  • ورشة عمل في : المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليومية وكيفية التعامل معها
  • ورشة عمل في : مقومات التعامل مع الاخرين ( الرؤساء و الزملاء و المرؤوسين والجمهور )
  • مهارات الاتصال الحديثة
  • ادارة الوقت و الضغوط
  • مقياس قدرات التفكير
  • مقياس النمط الاتصالى
  • مقياس بناء الفريق
  • هرم الاحتياجات الانسانية

أساليب التدريب

المحاضرات التدريبية : 

وتهدف إلى نقل  المفاهيم الفلسفية والمعارف الأكاديمية إلى المشاركين بما يساعدهم على تكوين الإطار المعرفي الذي يمكن الانطلاق منه لبناء المحاور الأساسية التي ينطلق منها البرنامج. 

المناقشات الجماعية: 

وتهدف إلى تبادل الخبرة والمعرفة بين منفذ البرنامج والمشاركين فيه، وبما يساهم في تكوين ثقافة مشتركة بين الجميع تسمح بعد ذلك بنقل تلك الثقافة إلى الواقع التطبيقي في شكل برنامج عمل تطويري للتطبيق السليم للمنظومة التدريبية. 

ورش العمل : 

وتهدف إلى تجميع المشاركين في مجموعة من الورش التدريبية التي يسعى من خلالها المدربAction Plan  إلى ترجمة الموضوعات التي يدور حولها البرنامج في شكل خطة عمل تطويرية نتيجتها دليل تطبيقي يمكن للمشاركين الاسترشاد به في عملية نقل أثر التدريب إلى الواقع العملي وبما يظهر في شكل نتائج ملموسة على الأداء الكلي.

أماكن وتاريخ الإنعقاد لهذا البرنامج

02 Sep 2018 : 27 Sep 2018 5000 $

07 Oct 2018 : 01 Nov 2018 5000 $


اتصالات
وزارة الصحة
الخطوط الجوية العربية السعودية
شركة التأمين العربية التعاونية
وزارة الإسكان
دائرة الموارد البشرية - الشارقة
هيئة كهرباء ومياة الشارقة
الشركة القابضة لمياة الشرب والصرف الصحي
ابسكو

عودة إلى الأعلى